Angebot und Rechnung – Automatisch generiert & Zeit gespart Der Buchungsmanager bietet umfangreiche Möglichkeiten

Die Kaufmännische Abwicklung in der Gästevermietung kann ein Zeitfresser sein. Der Buchungsmanager sorgt hier für Entlastung. Die Basis ist das Preismodell und die vollautomatische Kommunikation. Der wahre Gewinn ist ein vollautomatisch generiertes Angebot. Die vollautomatisch generierte Rechnung.

Wie ist der Ablauf in der Buchung

Der Weg der Buchung läuft grundsätzlich über ein Angebot. Der Gast gibt im Anfrageformular alle dazu notwendigen Daten ein. Diese Umfassen die Anzahl an erwachsenen Personen. Die Anzahl der mitreisenden Kinder und deren Alter. Das Datum der Anreise. Das Datum der Abreise.

Auf Basis dieser Daten generiert der Buchungsmanager auf Knopfdruck das Angebot. Dieses wird vom Vermieter der Unterkunft geprüft und kann auch noch angepasst werden. Der Vermieter schickt das Angebot für die Reise / für die Unterkunft dann per Knopfdruck an den Gast.

Der Gast bekommt eine E-Mail mit dem Angebot im Anhang. Er kann via Knopfdruck das Angebot annehmen. 

Der Gast und auch der Vermieter bekommt eine Bestätigung, dass das Angebot nun in eine verbindliche Buchung der Unterkunft umgewandelt worden ist.

Je nach den Angaben im Angebot kann von nun an die Rechnung erstellt werden.

Übrigens: Die Rechnung kann zeitgleich mit dem Versand an den Rechnungsempfänger auch an den Steuerberater vollautomatisiert übertragen werden. Das spart so richtig Zeit.

Das Angebot

Es wird vollautomatisch aus mehreren Eckdaten erstellt. Da wären die Daten des Gastes. Diese Umfassen die Reisedauer, Anzahl der Personen, Anzahl der Kinder, Haustier etc.

Der Preis wird aus dem vom User eingegebenen Preismodell gezogen. Im Bereich Preis kann der Benutzer vom “normalen” Übernachtungspreis, über Sonderpreise bis hin zu Preiszuschlägen seinen individuellen Preis für die Unterkunft bestimmen. Erfahren hier mehr in unserem Bereich Preisgestaltung. 

Eingang der Anzahlung

Ob man eine Anzahlung möchte wird im Bereich der individuellen Dokumentgestaltung definiert. Wenn an dieser Stelle eine Zahl eingegeben wird, dann errechnet der Buchungsmanager die zu leistende Anzahlung.

Im Buchungsmanager wiederum kann erfasst werden, ob die Anzahlung geleistet worden ist. Diese wird dann im Rechnungsvorschlag gleich dementsprechend angerechnet.

Die Rechnung

Auch die Rechnung wird auf Basis aller erfassten Daten vollautomatisch als Vorschlag erstellt. Du als Vermieter einer Ferienwohnung kannst nun:

• mit einem Knopfdruck die Rechnung an den Gast schicken
• Zusatzpositionen erfassen
• Die Rechnung nach den Erfordernissen von A - Z anpassen

Selbstverständlich kann auch ein Preisnachlass mit der Funktion Rabatt gewährt werden.

Zusatzpositionen

Sowohl beim vollautomatisch generierten Angebot. Als auch bei der vollautomatisch generierten Rechnung können nach Belieben Zusatzpositionen hinzugefügt werden.

Rabatt auf den Übernachtungspreis

Der Rabatt wird in Prozent gewährt. Du als User muss nur eine Zahl eingeben. Ein klick auf die Vorschau und Du siehst den Preisnachlass auf der Rechnung.

Manuel generierte Rechnung

Stell dir vor es gibt noch den Gast, der ohne Buchung vorab von der Straße kommt und bei Dir übernachtet. Nach der Erfassung im System kann diesem auch eine Rechnung erstellt werden.

Bei einer manuell generierten Rechnung wird der Adressdatensatz direkt aus der Gästedatenbank gezogen. Das sorgt für Zeitersparnis. Durch die genaue Zuordnung kann auch immer der Umsatz des Gastes betrachtet werden. Dazu mehr in unserem Bereich Statistik.

Die Textbausteine im Angebot - in der Rechnung

Jedes Angebot und jede Rechnung wird als Vorschlag vollautomatisch generiert. Die dazu gehörenden Textbausteine können vollkommen individuell gestaltet werden. Dabei kann man auch keinen Baustein vergessen. Der User wird geführt.
Über ein AccordionMenu kannst Du Punkt für Punkt abarbeiten. Somit wird Schritt für Schritt jeder Textbaustein erfasst.  Et voilà, alle Angebote und Rechnungen rund um die Vermietung einer Unterkunft können nun vollautomatisch generiert werden.

Anpassung eines Angebotes oder Rechnung

Jedes generierte Angebot oder Rechnung ist ein Vorschlag vom Buchungsmanager. Vor der Erstellung des Angebotes können die Daten wie Ankunft oder Abreise noch angepasst werden. Auch können jeweilige Zusatzpositionen erfasst werden. Bei der Rechnung können vor der finalen Erstellung sämtliche Positionen angepasst werden.

Die Vorteile der automatisch generierten Angebote und Rechnungen vom Buchungsmanager zusammen gefasst.

Steigerung Deiner Effizienz:

Das automatisch generierte Angebot spart Zeit und steigert Deine Effizienz. Auch bei der Erstellung der Rechnung wird der Arbeitsablauf beschleunigt. Die Rechnung wird als Vorschlag erstellt und du kannst Positionen ergänzen. Aber auch die Generierung einer völlig neuen Rechnung ist möglich. Du kannst die gesparte Zeit für etwas anderes verwenden.                                   .

Zeitersparnis: 

Die manuelle Erstellung von Angeboten und Rechnungen ist zeitaufwändig. Unsere Software Buchungsmanager automatisiert diesen Prozess. Du kannst Die Arbeit in viel kürzerer Zeit erledigen. Der Buchungsmanager übernimmt hier viele Aufgaben. Auch die Kommunikation mit dem Gast wird vom Buchungsmanager erledigt.

Vermeidung von Fehlern: 

Fehler sind menschlich. Eine Software arbeitet Prozesse ab. Somit werden an der Stelle Fehler vermieden. Die Daten werden voll automatisch aus der Datenbank entnommen und immer an die richtigen Stellen geschrieben. Die Rechnungsnummer ist immer fortlaufend. Eine Stornorechnung wird immer erstellt. Die Dokumente werden immer an der gleichen Stelle gespeichert. Es werden immer alle Positionen eingetragen. Rechtschreibfehler sind somit weitestgehend ausgeschlossen.                                   .

Konsistenz: 

Unsere Software Buchungsmanager stellt immer alles gleich dar. Jedes Angebot und jede Rechnung sieht gleich aus. Das sorgt für einen professionellen Auftritt bei den Übernachtungsgästen. 

Zahlungen: 

Durch die automatische Generierung werden Missverständnisse vermieden. Im Angebot steht sofort die Höhe der Anzahlung. Der Zeitraum bis wann die Zahlung erfolgen muss. Das Konto auf das überwiesen werden muss. Das erleichtert dem Gast und dem Vermieter das Leben. Der Gast weiß immer sofort wann welche Summe bezahlt werden muss.

Bessere Kundenbeziehungen: 

Eine schnelle und präzise Abwicklung sorgt für eine gute Kundenbeziehung. Der Gast kann das Angebot via Klick annehmen. Der Vermieter via Klick das Angebot oder die Rechnung erzeugen. Gäste schätzen es, wenn sie professionelle und zeitnahe Unterlagen erhalten.

Abschließender Tipp:

lies auch mehr über die Buchungsstrecke. Sie ist das Herz Deiner Website. Wichtig ist auch die vollautomatische Kommunikation. Sie wird dich entlasten. Mit der Preisgestaltung kannst Du deinen Umsatz rund um die Saison optimieren.