In der Vermietung müssen Informationen fließen. Das kann man mit E-Mails machen. Man kann E-Mail-Vorlagen erstellen. Dann muss man aber auch immer zu den richtigen Vorlagen greifen. Die Alternative heißt Automatisation. Hier gilt die Überlegung, was alles automatisiert werden kann. In der Vermietung von Zimmern und der Ferienwohnung sogar ziemlich viel. Das spart dann auch wirklich viel Zeit.

Ich habe mit vielen Vermietern gesprochen. Oft habe ich folgendes gehört. Ja das Schreiben von E-Mails geht schnell. Ja, da habe ich mir Vorlagen gemacht. Das mache ich so zwischen durch. Das schreibe ich lieber ganz individuell. Ich möchte den Gast immer informieren. Ich möchte den Gast persönlich informieren.

All diese Aussagen habe ich ernst genommen. Ich habe versucht Bausteine daraus zu machen. Diese Bausteine haben wir umgesetzt. Das Ergebnis ist eine vollautomatische Kommunikation. Die Kommunikation ist auch vollkommen individuell. Die Botschaft an den Gast ist absolut persönlich. Der Gast wird in jedem Schritt im Urlaub informiert. Und das Beste. Viele Vermieter haben es bereits im Einsatz und das System funktioniert.

Die Kommunikation im Detail:

Welche E-Mails sind vollautomatisiert

- Bestätigung der Buchungsanfrage

- Buchung bearbeiten

- Absage einer Buchungsanfrage

- Stornierung der Buchung

- E-Mail vor der Anreise

- E-Mail vor der Abreise

- E-Mail nach der Abreise

- E-Mail zum Angebot

- E-Mail zur Stornierung des Angebotes

- E-Mail zur Stornorechnung

- E-Mail zur Reinigungskraft
- E-Mail zur Bewertung

 

Welche Dokumente sind vollautomatisiert

- Angebot mit

Festlegung ob ich eine Anzahlung möchte oder nicht

Wie hoch die Anzahlung sein wird

Auf welches Konto die Anzahlung eingezahlt werden soll

Wann die Restzahlung erfolgen soll

In welcher Art die Restzahlung erfolgen soll

Begrüßungstext im Angebot

Positionstext im Angebot

Abschlusstext im Angebot

 

- Rechnung

Begrüßungstext der Rechnung

Positionstext in der Rechnung

Abschlusstext in der Rechnung

Der absolute Mehrwert für Sie:

Die Verwaltung ist intuitiv, einfach und schenkt Ihnen Zeit!

 

Melde Dich doch gleich an und teste

Das wichtige bei diesem Thema ist nicht nur die Automatisierung. Auch die Individualisierung geht hier nicht verloren. Du kannst ganz einfach alle Inhalte sehr persönlich gestalten. Die Individualität ist hier bei den Inhalten in allen Bereichen voll gegeben.

Auch kannst du eigentlich keinen Punkt vergessen, da Du über ein Accordion Menu Punkt für Punkt aufgerufen wird. Im Menu kannst du alles ganz einfach in Textfeldern formulieren und speichern. Als Basis dienen Dir Mustertexte, die wir als Vorschlag formuliert haben. Dann hast Du vorab auch schon eine Orientierung.

Details zu den Automatisierungen

Rückmeldung bei der Anfrage:

Bereits bei der Anfrage bekommt der Gast vom Vermieter eine Rückmeldung. Der Gast stellt eine Anfrage. Der Buchungszeitraum ist bestimmt. Die Mitreisenden definiert. Der Buchungsmanager errechnet auf Basis des Preismodell den Reisepreis. Wenn der Gast nun die Anfrage absendet, bekommt er eine Zusammenfassung zugesendet. Die Überschrift lautet: Die Anfrage wurde dem Vermieter zugestellt.

Der Gast ist also jetzt bereits informiert.

 

Buchung über den Kalender Auslastungsstrecke

Am Besten vermietet man selbstbestimmt. Das bedeutet, dass Du jederzeit das Geschehen in der Hand hast. Das bedeutet auch, dass Du entscheidest wer, wann und wie lange bei Dir wohnt. Der eine Teil wird über den Mindestaufenthalt und Anreisetage geregelt. Der andere Teil kann über die Buchung erfolgen. Da ist die Buchungsstrecke mit einer Anfrage und einem Angebot oder mit direkter Buchung gestaltbar.

Auch hier haben wir die komplette Kommunikation vollautomatisiert.

 

E-Mail rund um die Buchung

Der Gast, der eine Übernachtung buchen möchte, bekommt immer eine Zusammenfassung der Buchung. Alle Nachrichten werden auf Basis Deiner Eingaben im Backend vollautomatisiert generiert. Du musst zur Erstellung des Angebotes nur auf einen Knopf drücken. Mit diesem Knopfdruck erzeugst Du ein vollständiges, personalisiertes Angebot. Dieses bekommt der Gast, natürlich personalisiert zugesendet. Das Angebot befindet sich im Anhang als .pdf. Im E-Mail ist der Button zum Buchen. Der Gast bekommt sofort die Bestätigung der Buchung auf dem Bildschirm.

Der Gast bekommt mit der Buchung auch die Information wie hoch die Anzahlung sein soll und auf welches Konto er es überweisen soll. Auch wird dem Gast mit dieser E-Mail informiert, wann die Restzahlung fällig ist.

Das Schöne daran ist, Du musst an all das in diesem Moment nicht denken. Das macht alles der Buchungsmanager für Dich.

 

E-Mail rund um die Anreise

Der Gast wird vor der Anreise noch über wichtiges Informiert. Was das ist? Natürlich das was Du dem Gast noch mitteilen möchtest. Das kann der Parkplatz sein. Auch der Zeitpunkt des Checkin. Der Code für den Schlüsseltresor oder auch der Link zum Precheck-in für die örtliche Tourismusthematik. Oder auch die Information, dass der Restbetrag des Übernachtungspreises am Tag der Anreise in Bar zu begleichen ist.

 

E-Mail am Tag vor der Anreise

An der Stelle kann der Gast über den Check-Out informiert werden. Bei einer physischen Gästekarte an die Rückgabe. Alles was Dein Herz an dieser Stelle begehrt.