Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) sind in Deutschland gesetzlich festgelegt im § 238 Abs. 1 HGB. Das Gesetz umfasst alle Verfahrensweisen und Prinzipien, die für eine ordnungsgemäße Buchführung notwendig sind. Dies schließt auch die Rechnungsstellung mit ein. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um GoBD-konform zu sein. Mit dem Buchungsmanager wird die GoBD eingehalten.

Die Software Buchungsmanger.de ist nicht nur für die Verwaltung / Management der Übernachtungen perfekt. Auch das Thema Angebot und Rechnungen wurde betrachtet. Dazu gehört auch die gesetzliche Regelung wie mit Rechnungen umgegangen werden muss.

Welches Gesetz regelt die GoBD

Ausgangspunkt im Handelsrecht ist der § 238 Abs. 1 HGB: Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.

Weitere Regelungen:
1. Gesetz- und Rechtsprechung: a) Handelsrecht (§§ 238–263 HGB); b) Steuerrecht (§§ 140–148, 154, 158 AO; §§ 4 ff. EStG; R 5.2 EStR); c) Rechtsprechung.

Was muss alles nach GoBD erfüllt sein

Vollständigkeit: Die Rechnung muss alle erforderlichen Angaben enthalten, um die Leistung, die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, eindeutig zu identifizieren. Dazu gehören Angaben wie das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, die Namen und Adressen des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers, die Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen sowie der Rechnungsbetrag. Die Buchungssoftware Buchungsmanager.de erfüllt all diese Vorgaben. Hier eine Musterrechnung.

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Richtigkeit:

Alle Angaben auf der Rechnung müssen korrekt und nachprüfbar sein. Fehlerhafte oder ungenaue Angaben können zu rechtlichen und steuerlichen Problemen führen. Da hast du mit unserer Software keine Probleme. Alle Zahlen und Angaben kommen direkt aus der Datenbank und die Software erstellt die perfekte Rechnung für Dich.

Zeitpunkt der Rechnungstellung:

Die Rechnung muss zeitnah nach der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen ausgestellt werden. Die genaue Frist variiert je nach Art der Leistung und den Vereinbarungen zwischen den Vertragsparteien.

Formalitäten:

Die Rechnung muss bestimmte formale Anforderungen erfüllen, wie zum Beispiel das richtige Rechnungsformat, die Angabe von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, und gegebenenfalls eine elektronische Signatur, wenn die Rechnung elektronisch ausgestellt wird.

Strafen bei Nichteinhaltung der GoB

Das Nichteinhalten der GoB kann verschiedene Konsequenzen nach sich ziehen, darunter:

Geldbußen:
Bei festgestellten Verstößen gegen die GoB kann das Finanzamt Geldbußen verhängen. Die Höhe der Buße hängt von der Schwere des Verstoßes ab.

Steuerliche Nachteile:
Unternehmen, die ihre Buchführung nicht ordnungsgemäß führen, können steuerliche Nachteile erleiden. Dies kann zu Steuernachzahlungen oder anderen steuerlichen Sanktionen führen.

Strafrechtliche Konsequenzen:
Bei schwerwiegenden Verstößen gegen die Buchführungsvorschriften können auch strafrechtliche Konsequenzen drohen, wie zum Beispiel Geldstrafen oder sogar Haftstrafen für die Verantwortlichen.

Die Rolle des Fnanzamts

Bei einer Nichteinhaltung der GoB kann das Finanzamt folgendes verlangen:

  • Korrektur der Fehler
  • Das Finanzamt kann eine Teilschätzung vornhemen
  • Es kann auch eine Gesamtschätzung durchgeführt werden.

Die Folge einer Schätzung kann natürlich auch eine Änderung der Besteuerungsgrundlage nach sich ziehen. Auch kann ein Steuerstrafverfahren eingeleitet werden.

Bei einer Verurteilung sind Freiheits- und Geldstrafen eine mögliche Folge (§ 331 HGB, §§ 370 ff. AO).

 

Ablage von Rechnungen

Die ordnungsgemäße Ablage von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil der Buchführung. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihre Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die genaue Aufbewahrungsfrist variiert je nach Art der Unterlagen und den gesetzlichen Vorschriften in jedem Land. In der Software Buchungsmanager.de werden die Rechnungen zentral abgelegt. Die Rechnungen sind nicht veränderbar. Sie können jederzeit downgeloadet und versendet werden.

Aufbewahrungspflicht

In Deutschland müssen Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen sowie Buchungsbelege mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Elektronische Rechnungen müssen in einem elektronischen Format gespeichert werden, das die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet.

Die Ablage von Rechnungen kann sowohl in Papierform als auch elektronisch erfolgen. Bei der elektronischen Ablage müssen die Unternehmen sicherstellen, dass die elektronischen Unterlagen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Verwendung von Word und Excel für die Erstellung von Rechnungen

Word und Excel sind weit verbreitete Softwareprogramme, die von Unternehmen zur Erstellung von Rechnungen verwendet werden. Beide Programme bieten Funktionen und Vorlagen, die die Erstellung professioneller Rechnungen erleichtern. Das heißt aber nicht, dass diese Rechnung dann den Anforderungen der GoBD entspricht.

Diese fordert folgendes:
Für eine Rechnung gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit. Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nur verändert werden, wenn der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleibt. Eine Veränderung der Rechnung muss protokolliert werden. Wie geht das mit Word oder Excel?

Die Herausforderung mit Word oder Excel im Detail

Die Verwendung von Word oder Excel für die Erstellung Rechnungen ist nicht verboten. Die Herausforderung beginnt, wenn es darum geht, die Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zu erfüllen. Die GoBD sind eine Reihe von Grundsätzen, die in Deutschland für die elektronische Buchführung gelten. Sie stellen sicher, dass elektronische Aufzeichnungen, einschließlich Rechnungen, rechtlich anerkannt und steuerlich akzeptabel sind.

Diese Probleme können dabei mit Word oder Excel auftreten:

Mangelnde Struktur und Konsistenz:
Word und Excel bieten flexible Formatierungsmöglichkeiten, was dazu führen kann, dass die Struktur und das Layout der Rechnungen von Dokument zu Dokument variieren. Dies kann es schwierig machen, einheitliche und konsistente Rechnungen zu erstellen, was eine Anforderung der GoBD ist.

Manipulationsrisiko:
Word- und Excel-Dokumente können leicht manipuliert werden, insbesondere wenn sie nicht angemessen geschützt sind. Dies stellt ein Risiko für die Integrität und Authentizität der Rechnungen dar, was ebenfalls ein wichtiger Aspekt der GoBD ist. Selbst ein generiertes .pdf aus Word heraus kann ständig ohne Änderung der Rechnungsnummer neu generiert werden.

Fehlende automatische Buchung:
In Word oder Excel erstellte Rechnungen sind in der Regel nicht mit Buchhaltungssoftware verbunden, was bedeutet, dass sie manuell in die Buchführung eingetragen werden müssen. Dies erhöht das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen in der Buchhaltung, was den GoBD nicht entspricht.

Mangelnde Nachvollziehbarkeit:
Die GoBD erfordern, dass alle Änderungen an elektronischen Aufzeichnungen nachvollziehbar sind. Word- und Excel-Dokumente bieten nicht immer eine ausreichende Möglichkeit, Änderungen zu verfolgen und zu dokumentieren, insbesondere wenn mehrere Personen Zugriff auf die Dateien haben.

Fehlende Auditierbarkeit:
Die GoBD verlangen, dass elektronische Aufzeichnungen und Dokumente für eine Betriebsprüfung leicht zugänglich und auditierbar sind. Word- und Excel-Dokumente können schwer zu organisieren und zu verwalten sein, insbesondere wenn sie nicht ordnungsgemäß archiviert werden.

Buchungsmanager als Software Lösung

Aufgrund dieser Herausforderungen empfiehlt es sich den Buchungsmanager als Lösung für die  Rechnungsstellung zu verwenden. Die Software erfüllt die oben genannten Punkte und ist somit GoBD-konform.

Der Buchungsmanager bietet integrierte Funktionen zur Erstellung, Verwaltung und Speicherung von Rechnungen, die den Anforderungen der GoBD entsprechen. Durch die automatischen Funktionen steigerst Du die Genauigkeit und Effizienz der deiner Buchführung.