Die Vermietung einer Ferienwohnung kann eine lukrative Sache sein. Wie geht man das an? Soll man die Eigenvermarktung wagen? Ist ein Buchungsportal besser? Diese Fragen sind berechtigt und wie immer kommt es darauf an. Generell gilt aber, je breiter man aufgestellt ist, desto besser ist es. Der Buchungsmanager hilft hier bei der Arbeit. Er ist das zentrale Tool der Abwicklung. So hast Du immer alles im Blick. Das ist Eigenvermarktung mit einer Software.

Ich darf an der Stelle mit Kundenstimmen beginnen. Ein Kunde sagt zum Beispiel: "Buchungsportale funktionieren, aber es ist die teuerste Art deine Ferienwohnung voll zu bekommen" oder "Die Provisionen an die Portale fressen meinen Verdienst auf". Wenn man nicht aufpasst, dann entstehen Doppelbuchungen. All das ist richtig und meine Erfahrung in den letzten 22 Jahren ist:  Wer sich breit aufstellt, hat am Jahresende das breite Grinsen.

Der Beste Weg ist aus meiner Sicht die Mischung aus vielen Dingen. Eine eigene Website ist der erste wichtige Baustein, in dieser muss eine leicht einsehbare Buchungsauslastung auf dem ersten Blick erkennbar sein. Auch muss bereits auf der eigenen Website ein professioneller Buchungsablauf vorhanden sein. Ein Anfrageformular per Text oder Telefonnummer mit: „Bitte rufen Sie an“ ist heute zu wenig.

Was muss alles nach GoBD erfüllt sein

Vollständigkeit: Die Rechnung muss alle erforderlichen Angaben enthalten, um die Leistung, die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, eindeutig zu identifizieren. Dazu gehören Angaben wie das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, die Namen und Adressen des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers, die Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen sowie der Rechnungsbetrag. Die Buchungssoftware Buchungsmanager.de erfüllt all diese Vorgaben. Hier eine Musterrechnung.

Gehe auf Nummer sicher und frage deinen Steuerberater. Wir haben die Angebote und Rechnungen gemeinsam mit Steuerberatern entwickelt.

Tipp 01:

Den Buchungsmanager gleich auf der Website mit einbinden. Dazu darf ich Euch ein paar Beispiele hier zeigen:

Zimmervermietung im Haus Urban
https://www.haus-urban.de/zimmer/zimmer-ramsau-hintersee/

Ferienwohnungsvermietung im Neuschiedlehen
https://www.neuschiedlehen.de/ferienwohnung-1/

Urlaub im Bognerlehen

https://www.bognerlehen.de/ferienwohnungen/belegungsplan/ferienwohnung-1

Diese Vermieter nutzen die vollautomatische Kommunikation. Die Preisgestaltung. Durch die Nutzung genießen Sie die volle Zeitersparnis​​​​​​​.

 

Vorteile: 

Mit dem Buchungsmanager kannst Du sämtliche, von dir gewünschte Preismodelle abbilden. Der Gast kennt sofort den Preis. Durch den gepflegten Belegungskalender kommt es schnell zur Buchung über die eigene Website. Das spart Provisionen an die Portale - da ist jede Buchung ein Gewinn

Da sind wir gleich beim Thema Kosteneinsparungen. Die Buchungsportale funktionieren deshalb so gut, weil mit den sehr hohen Gebühren auch viel Werbung geschalten werden kann und mittlerweile auch sehr gute Marken aufgebaut worden sind. Die Hausaufgaben wurden also gemacht. Viele Gäste wissen dies und suchen auch abseits der Portale um Geld zu sparen. Da kommst Du mit deiner eigenen Website oder einem Nischenportal ins Spiel. Nischenportale werden nämlich auch gut gefunden und die dort übliche Jahresgebühr ist deutlich attraktiver als die Vermittlungsprovisionen der gängigen Portale. Durch die Eigenvermarktung kannst Du dir die Vermittlungsprovision sparen, die Preise etwas anheben und mit dem Buchungsmanager perfekt abwickeln. Das steigert am Ende des Tages Deine Gesamteinnahmen.

Tipp 02

Behalte die Kontrolle über die Daten deiner Gäste. Die Vermittlungsportale bieten den kompletten Service rund um die Buchung an. Sie behalten aber auch die Daten für sich. Du als Vermieter der Ferienwohnung bekommst dann eine kryptische E-Mail Adresse die der Gast nie nutzen wird und somit ist der Austausch vor der Anreise maximal begrenzt.

Vorteil mit dem Buchungsmanager:

Hier hast Du von Anfang an alle Kontaktdaten des Urlaubsgastes, der seine Ferien bei Dir in der Ferienwohnung verbringen möchte. Deine weiteren Vorteile sind in der gesamten Abwicklung. Nachdem der Gast alle Daten eingegeben hat, kannst Du mit nur einem Knopfdruck ein Angebot erstellen und ebenso die Rechnung. Die Rechnung kannst Du danach nach Belieben anpassen.

Es geht an der Stelle aber noch weiter! Du kannst alle Rechnungen gesammelt oder sofort nach der Erstellung an den Steuerberater weiterleiten.

Tipp 03

Halte Kontakt mit dem Gast. Begleite den Gast auch nach der Buchung. Übermittle an den passenden Stellen Informationen mit allem was der Gast vor der Anreise, während des Aufenthaltes und nach der Abreise wissen muss. Du denkst das ist viel Arbeit? Nein, auch das macht der Buchungsmanager für dich.

Dein Vorteil:

Du baust von Anfang an eine gute Kundenbeziehung mit dem Gast auf. Das sorgt für besseres Verständnis von Deiner Seite. Du lernst die Kundenbedürfnisse besser kennen, wenn die Kunden auf Deine Nachrichten reagieren. Zum Schluss bekommst Du noch bessere Bewertungen.

Tipp 04

Größere Flexibilität bei den Buchungsbedingungen. Du kannst selbst Buchungsbedingungen festlegen. Bis wann kann kostenfrei storniert werden. Wie sind die Stornobedingungen. In welcher Höhe muss wann welcher Betrag bezahlt werden. All dies kannst Du in der Selbstvermarktung ungebunden im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten machen. 

Dein Vorteil:

Du hast von Anfang an alles in der Hand und wirst nicht von geänderten Bedingungen eines Anbieters überrascht.

Die Herausforderung mit Word oder Excel im Detail

Die Verwendung von Word oder Excel für die Erstellung Rechnungen ist nicht verboten. Die Herausforderung beginnt, wenn es darum geht, die Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zu erfüllen. Die GoBD sind eine Reihe von Grundsätzen, die in Deutschland für die elektronische Buchführung gelten. Sie stellen sicher, dass elektronische Aufzeichnungen, einschließlich Rechnungen, rechtlich anerkannt und steuerlich akzeptabel sind.

Diese Probleme können dabei mit Word oder Excel auftreten:

Mangelnde Struktur und Konsistenz:
Word und Excel bieten flexible Formatierungsmöglichkeiten, was dazu führen kann, dass die Struktur und das Layout der Rechnungen von Dokument zu Dokument variieren. Dies kann es schwierig machen, einheitliche und konsistente Rechnungen zu erstellen, was eine Anforderung der GoBD ist.

Manipulationsrisiko:
Word- und Excel-Dokumente können leicht manipuliert werden, insbesondere wenn sie nicht angemessen geschützt sind. Dies stellt ein Risiko für die Integrität und Authentizität der Rechnungen dar, was ebenfalls ein wichtiger Aspekt der GoBD ist. Selbst ein generiertes .pdf aus Word heraus kann ständig ohne Änderung der Rechnungsnummer neu generiert werden.

Fehlende automatische Buchung:
In Word oder Excel erstellte Rechnungen sind in der Regel nicht mit Buchhaltungssoftware verbunden, was bedeutet, dass sie manuell in die Buchführung eingetragen werden müssen. Dies erhöht das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen in der Buchhaltung, was den GoBD nicht entspricht.

Mangelnde Nachvollziehbarkeit:
Die GoBD erfordern, dass alle Änderungen an elektronischen Aufzeichnungen nachvollziehbar sind. Word- und Excel-Dokumente bieten nicht immer eine ausreichende Möglichkeit, Änderungen zu verfolgen und zu dokumentieren, insbesondere wenn mehrere Personen Zugriff auf die Dateien haben.

Fehlende Auditierbarkeit:
Die GoBD verlangen, dass elektronische Aufzeichnungen und Dokumente für eine Betriebsprüfung leicht zugänglich und auditierbar sind. Word- und Excel-Dokumente können schwer zu organisieren und zu verwalten sein, insbesondere wenn sie nicht ordnungsgemäß archiviert werden.

Buchungsmanager als Software Lösung

Aufgrund dieser Herausforderungen empfiehlt es sich den Buchungsmanager als Lösung für die  Rechnungsstellung zu verwenden. Die Software erfüllt die oben genannten Punkte und ist somit GoBD-konform.

Der Buchungsmanager bietet integrierte Funktionen zur Erstellung, Verwaltung und Speicherung von Rechnungen, die den Anforderungen der GoBD entsprechen. Durch die automatischen Funktionen steigerst Du die Genauigkeit und Effizienz der deiner Buchführung.