E-Rechnung ab 2025 – Zugferd als Format für Vermieter

Ab 2025 nur noch digitale Rechnungen. Schon jetzt bietet der Buchungsmanager digitale Rechnungen. Der Unterschied ist dann noch das XML-Format. Mit dem ZUGFeRD-Format wird die Rechnung in zwei Bereiche gegliedert. Einmal eine zu lesende E-Rechnung und eine XML-Datei die automatisiert vom Finanzamt erfasst werden kann. Ab 2025 musst Du als Vermieter E-Rechnungen empfangen können. Dies gehört zu den staatlichen Bemühungen die Digitalisierung zu fördern. Dein Vorteil ist die Ersparnis an Papier. Dein Nachteil ist der Aufwand der Einrichtung.

In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du über Deine Pflichten zur digitalen Rechnungsstellung wissen musst. Wir sagen dir auch warum das ZUGFeRD-Format so viele Vorteile bietet.

Warum digitale Rechnungen ab 2025 Pflicht sind

Die digitale Welt entwickelt sich schnell weiter, und Deutschland möchte, dass Unternehmen und Vermieter mitziehen. Ab 2025 musst Du als Unternehmer oder Vermieter Rechnungen digital versenden und empfangen. Das Ziel dieser neuen Pflicht ist es, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und Fehler durch manuelle Eingaben zu vermeiden. Digitale Rechnungen sind außerdem schneller, umweltfreundlicher und einfacher zu archivieren.

Digitale Rechnungen sollen im B2B-Bereich (zwischen Unternehmen) und im B2G-Bereich (an staatliche Institutionen) standardisiert werden. Du kannst also sicher sein, dass alle Deine Geschäftspartner bald auf den gleichen Zug aufspringen müssen.

Deine Pflichten als Unternehmer oder Vermieter

Hier sind die wichtigsten Punkte, die Du ab 2025 beachten musst:

• Digitale Rechnungserstellung und -versand: Du musst Rechnungen in einem digitalen Format wie ZUGFeRD erstellen. Papierbasierte Rechnungen reichen dann in vielen Fällen nicht mehr aus.
• Empfang von digitalen Rechnungen: Du bist verpflichtet, Rechnungen, die Dir in digitaler Form zugeschickt werden, anzunehmen und sie in Dein Buchhaltungssystem einzupflegen.
• GoBD-konforme Archivierung: Alle digitalen Rechnungen müssen
• Deine Pflichten als Unternehmer oder Vermieter (Fortsetzung)
• GoBD-konforme Archivierung: Alle digitalen Rechnungen müssen nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) archiviert werden. Das bedeutet, dass Du die Rechnungen so speichern musst, dass sie unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar sind.

Diese neuen Vorschriften gelten sowohl für Rechnungen, die Du verschickst, als auch für solche, die Du erhältst. Es ist wichtig, dass Du Deine Buchhaltungsprozesse entsprechend anpasst und sicherstellst, dass Dein System die digitalen Rechnungen korrekt verarbeitet.

Was ist das ZUGFeRD-Format und warum solltest Du es nutzen?

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde speziell entwickelt, um die digitale Rechnungsstellung zu vereinfachen. ZUGFeRD kombiniert PDF- und XML-Daten in einer einzigen Datei. Dadurch ist die Rechnung sowohl für Menschen als auch für Computerprogramme leicht lesbar.

Vorteile des ZUGFeRD-Formats

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile des ZUGFeRD-Formats, die Dir helfen können, Deine Rechnungsprozesse zu optimieren:

1. Einfache Handhabung: Du kannst ZUGFeRD-Rechnungen genauso wie traditionelle PDF-Rechnungen verschicken. Gleichzeitig sind die XML-Daten eingebettet, sodass Dein Buchhaltungssystem die Daten automatisch auslesen kann.
2. Automatisierte Verarbeitung: Da die Rechnungen maschinenlesbar sind, können sie von vielen Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden. Das spart Zeit und reduziert die Fehlerquote bei der Eingabe von Daten.
3. Kompatibilität: ZUGFeRD ist ein offener Standard, der von vielen Softwareanbietern unterstützt wird. Das bedeutet, dass Du nicht an eine bestimmte Software gebunden bist und flexibel bleiben kannst.
4. Kostenersparnis: Durch den Einsatz von ZUGFeRD und die damit verbundene Automatisierung der Rechnungsprozesse kannst Du langfristig Kosten sparen. Manuelle Eingaben, Druck- und Portokosten fallen weg, und Du kannst Deine Ressourcen effizienter nutzen.
5. Umweltfreundlich: Digitale Rechnungen reduzieren den Papierverbrauch erheblich. Das spart nicht nur Kosten, sondern ist auch ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz.
6. Rechtssicherheit: ZUGFeRD entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung und erfüllt die steuerrechtlichen Vorgaben in Deutschland. Das bedeutet, dass Du rechtlich auf der sicheren Seite bist, wenn Du dieses Format verwendest.

Wie Du den Wechsel zur digitalen Rechnungsstellung erfolgreich umsetzt

Der Übergang zur digitalen Rechnungsstellung kann auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, aber mit der richtigen Vorbereitung ist er gut zu bewältigen. Hier sind einige Schritte, die Dir helfen können:

1. Schrittweise Umstellung: Beginne damit, Deine bisherigen Rechnungsprozesse zu analysieren. Finde heraus, welche Schritte automatisiert werden können und welche Softwarelösungen Dir dabei helfen könnten.
2. Software auswählen: Suche Dir eine Buchhaltungs- oder ERP-Software, die das ZUGFeRD-Format unterstützt. Achte darauf, dass die Software auch in der Lage ist, digitale Rechnungen gemäß den GoBD-Vorschriften zu archivieren.
3. Schulung und Einarbeitung: Stelle sicher, dass Du und Deine Mitarbeiter sich mit der neuen Software vertraut machen. Biete Schulungen an, damit alle wissen, wie man digitale Rechnungen erstellt, empfängt und speichert.
4. Kooperation mit Geschäftspartnern: Informiere Deine Geschäftspartner über die Umstellung und kläre ab, ob sie ebenfalls digitale Rechnungen im ZUGFeRD-Format akzeptieren oder bereits verwenden. So vermeidest Du Missverständnisse und stellst sicher, dass der Rechnungsprozess reibungslos verläuft.
5. Kontinuierliche Anpassung und Verbesserung: Der Bereich der digitalen Rechnungsstellung entwickelt sich ständig weiter. Bleibe auf dem Laufenden über neue Entwicklungen und passe Deine Prozesse regelmäßig an, um effizienter zu werden.

Fazit

Die Verpflichtung zur digitalen Rechnungsstellung ab 2025 ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung für Unternehmer und Vermieter in Deutschland. Indem Du das ZUGFeRD-Format nutzt, profitierst Du von einer einfachen Handhabung, automatisierten Prozessen, rechtlicher Sicherheit und einem positiven Einfluss auf die Umwelt.

Der Wechsel zu digitalen Rechnungen mag anfangs wie eine Herausforderung wirken, bringt jedoch langfristig viele Vorteile mit sich. Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools kannst Du Deine Buchhaltungsprozesse optimieren und gleichzeitig den Anforderungen der neuen Gesetzgebung gerecht werden. Nutze diese Chance, um Dein Unternehmen fit für die Zukunft zu machen!